De 'Surgical Procedure Manager' (SPM) die eind 2022 in AZ Maria Middelares Gent werd opgestart via een proefproject in het operatiekwartier, zorgt voor een gedigitaliseerde workflow tijdens een operatie. Dat leidt tot een standaardisering van de verschillende werkmethodes en maakt het teamwork efficiënter. Het ziekenhuis zet de software momenteel in bij zes types van operaties voor drie verschillende disciplines: urologie, algemene heelkunde en cardiochirurgie. 

Het softwaresysteem SPM (‘Surgical Procedure Manager’), ontwikkeld door SPI (‘Surgical Procedure Institute’), werd  gecommercialiseerd door Johnson & Johnson. Tijdens een operatie toont het systeem de verschillende stappen op een scherm, zichtbaar voor iedereen rond de operatietafel. Naast de uiterst gedetailleerde voorbereiding bij elke chirurgische ingreep, biedt het systeem ook verduidelijking aan het zorgteam aan de hand van tekst, afbeeldingen, filmpjes…

Een verpleegkundige bedient bij het afronden van een bepaalde stap een voetpedaal om telkens een nieuwe stap in beeld te brengen. De getoonde stappen zijn aangepast aan het specifieke type operatie en op maat van de verantwoordelijke chirurg. Vanzelfsprekend behouden de chirurg en het hele team te allen tijde de volledige controle over het verloop van de ingreep. 

Centraal op het beeldscherm staat de huidige stap, links ziet het team een overzicht van het totale stappenplan en aan de rechterkant de twee volgende stappen. Een voortgangslijn onderaan geeft aan hoe ver het team al in het proces gevorderd is. Daarbij geeft de SPM-software een waarschuwing wanneer het om een kritische of foutgevoelige stap gaat. Om de wachttijd voor de volgende patiënt te verkorten, geeft het systeem ook aan wanneer de ingreep stilaan is afgerond. Zo weet het team wanneer het tijd is om de volgende patiënt te gaan voorbereiden voor zijn ingreep. 

Data-analyse 

Het systeem biedt ook de mogelijkheid om data rond en tijdens de operatie te verzamelen, te analyseren en te rapporteren, met respect voor de geldende privacyregels. Aan het eind van de operatie krijgt de verantwoordelijke arts via het systeem automatisch een verslag van de uitgevoerde operatie, waarbij opmerkingen kunnen geformuleerd worden over bijvoorbeeld niet-routinestappen of mogelijk opgetreden complicaties. Het verpleegkundig team krijgt een kleine vragenlijst die peilt hoe de ingreep verlopen is en hoe de sfeer was in de zaal. 

Daarbij is er aan het systeem een analytische module gekoppeld. Die gaat na hoeveel tijd elke stap gekost heeft. Dat biedt artsen de mogelijkheid om achteraf verschillende operaties te vergelijken en te kijken waar het goed ging of waar er verbetering mogelijk is. Deze module is gekoppeld aan het elektronisch patiëntendossier en kan op die manier de link leggen tussen de gevolgde stappen in het operatieproces en de gerapporteerde ervaringen en resultaten van de patiënt. 

Vlaamse primeur

Dr. Filip Ameye, Chief Innovation Officer: “Het gaat hier om een pilootproject waarbij op voorhand enkele prestatie-indicatoren geformuleerd werden, zodat we de prestaties van het nieuwe systeem kunnen evalueren. Wij zijn het eerste ziekenhuis in Vlaanderen dat van de software gebruik maakt. AZ Maria Middelares implementeerde in 2019 het concept van ‘Value-based healthcare’ (VBHC), een manier om gezondheidszorg duurzamer in te richten. Daarbij staat waarde voor de patiënt voorop. Het doel is om de uitkomst van de behandeling en ervaring voor de patiënt te verbeteren, terwijl de totale kosten van de toegepaste gezondheidszorg onder controle blijven. De mogelijkheden van deze software passen perfect binnen dit concept.” 

Isabel Verniers, stafmedewerker verpleegkundig-paramedisch departement: “We hebben de software geïntroduceerd om de teamprestaties in het operatiekwartier verder te optimaliseren. De SPM-software zorgt er ook voor dat het opleidingstraject voor nieuwe zorgmedewerkers verkort. Ze leren on-the-job op een duidelijke manier de verschillende stappen van het proces kennen door hen stap voor stap digitaal te ondersteunen tijdens het assisteren en instrumenteren bij complexe ingrepen. Zo starten zij de ingreep met meer vertrouwen, wat hun jobtevredenheid ten goede komt.” 

Real-time inzichten

Dr. Ronny Goethals, Chief Medical Officer: “Communicatie- en teamworkonderbrekingen of verstoringen in de workflow kunnen een oorzaak zijn van chirurgische complicaties. De SPM-software biedt extra ondersteuning om de variabiliteit in verschillende workflows te reduceren en de methodes te stroomlijnen. Bovendien krijgt iedere medewerker en arts die betrokken was bij de ingreep real-time inzichten in de gebruikte werkmethodes. Het systeem bereikt enerzijds een stressverlagend effect en anderzijds ook een verhoging van de aandacht van het chirurgisch team. Door de kans op complicaties nog te verkleinen, kunnen patiënten gemiddeld sneller naar huis na hun operatie, waardoor de patiëntentevredenheid toeneemt.”