Als alles vandaag vlot verloopt, zet het AZ Delta Roeselare een enorme stap vooruit door met de vijf campussen op één dag volledig over te schakelen naar één enkel performant elektronisch patiëntendossier (EPD). Gedaan dus met de zowat 30 verschillende softwarepakketten en papieren dossiers.

Zowel de chirurg in de operatiezaal als de planning, de apotheek, de diëtist… tot de facturatie zullen vanaf dan werken met eenzelfde softwarepakket.

CEO Johan Hellings: “We implementeren het pakket Hix van ChipSoft dat werd toegewezen na een Europese aanbesteding. Met het pakket kunnen we bijvoorbeeld toestellen koppelen, wat essentieel is voor steeds meer medische diensten. Op termijn wordt dit geïntegreerd met een zorgportaal: dat is onontbeerlijk in relatie met de eerste lijn, familie, ouderenzorg, zorgomgeving… Om functioneringsproblemen zoals bijvoorbeeld recent nog met de bank Argenta te vermijden, maakten we ons huiswerk grondig.”

Inderdaad, de huisartsen krijgen een belangrijke rol in het zorgportaal. Zij zullen het dossier van hun patiënt kunnen inkijken en vervolledigen. De patiënten krijgen via het EPD een actieve rol, wat hun betrokkenheid verhoogt. Niet alleen kunnen ze hun dossier inkijken, ze kunnen ook een afspraak maken, vragenlijsten invullen, meer uitleg krijgen over de aandoening of ingreep via de brochures die voor hen klaar staan in het portaal. Ze krijgen de kans om via dat portaal hun arts ook vragen stellen. Zelfs op termijn via teleconferencing. Er kunnen onder meer apps worden geïntegreerd om bijvoorbeeld de revalidatie thuis op te volgen.

Early adopters

Vandaag vrijdag wordt de eerste fase voor het EPD opgestart, nog zonder de koppeling aan het zorgportaal. De stabiliteit wordt geleidelijk opgebouwd in de loop van de volgende drie maanden. Intussen blijven de bestaande systemen nog werken en er zijn noodplannen voorzien, mocht het nog ergens misgaan. Hellings: “Bijvoorbeeld ons OK zal sowieso vrijdag en de komende week maar op de helft van de capaciteit geprogrammeerd zijn.”

Bij de keuze voor dit pakket ging AZ Delta niet over één nacht ijs. “Hier hebben we anderhalf jaar keihard aan gewerkt”, aldus de CEO. “Onze artsen, verpleegkundigen, apothekers, paramedici… vormden een evaluatiegroep van 60-70 mensen die alle bestaande pakketten onder de loep nam. Deze speler stak er volgens hen met kop en schouders bovenuit en werd dus bottom-up gedragen. We beantwoorden aan alle criteria van de early adopters en de accelerators in het eHealthplan van de overheid. Op 1 juli van dit jaar zouden we die middelen in principe krijgen.”

Voordelen EPD in vogelvlucht

• Dit pakket is volledig GDPR-proof (Europese en internationale certificaten voor de bescherming van de privacy en van data).
• Meer veiligheid voor de patiënt: alle patiëntdata worden voortaan verzameld in één softwaretoepassing: medicatie, aanvragen voor onderzoeken, gegevens over de operatie, beelden van de onderzoeken, verslagen van artsen, info die de huisarts invoert, info die de patiënt input. Artsen en zorgverleners vinden nu alle info bv. over mogelijke allergieën op één plaats. Ook de volledige medicatie die de patiënt inneemt - met inbegrip van de thuismedicatie - is nu makkelijk te consulteren op alle plaatsen in het ziekenhuis.
• Het softwarepakket wijst zelf op mogelijke interacties tussen de verschillende geneesmiddelen, het stuurt automatisch waarschuwingen uit over wat mogelijk risico meebrengt voor de patiënt. Dat moet leiden tot minder fouten.
• Het EPD laat de artsen toe om gestructureerd een veelheid aan data te verzamelen waarop ze zich kunnen baseren om de resultaten van de behandelingen te evalueren en zo te werken aan een continue verbetering.
• Meer efficiëntie door een meer uniforme werkwijze, het hele traject van de patiënt doorheen het ziekenhuis wordt vanuit het EPD ingepland.
• De registratielast vermindert. Gegevens moeten maar één keer worden ingevoerd.

 Het Roeselaarse EPD in cijfers

• 40 werkgroepen bogen zich over een betere, nieuwe, meer uniforme aanpak in de zorg;
• 2.935 medewerkers en 385 artsen, zullen dit EPD nu gaan gebruiken;
• Ze volgden in totaal ruim 30.000 uur opleidingen;
• Op het Chipsoftpakket dat AZ Delta koos, draait ongeveer 60% van de ziekenhuizen in Nederland;
• Het Erasmusziekenhuis Rotterdam (met 12.000 mensen personeel) ging een viertal maanden geleden het AZ Delta voor met de implementatie;
• 200 consultants van ChipSoft zijn tijdens de operatie her en der in het ziekenhuis aanwezig, duidelijk herkenbaar aan hun kledij, in principe op elke dienst;
• Een 65-tal mensen van AZ Delta, daartoe specifiek opgeleid (super key users, verpleegkundigen) zijn eveneens beschikbaar.