Kostenassociaties zijn vrijgesteld van btw indien zij voor 31 januari 2017 voldoen aan strikte voorwaarden.

Wanneer drie artsen samen een echotoestel aankopen en aan elkaar ter beschikking stellen is dat volgens de btw administratie een “zelfstandige groepering”. Er is dan vanaf nu btw verschuldigd op de doorgerekende kosten, tenzij aan strikte voorwaarden voldaan is.

Vele artsen werken samen in één of ander kostendelend samenwerkingsverband of een middelensamenwerking. Belangrijke investeringen in infrastructuur en apparatuur worden zo niet enkel wat het prijskaartje betreft  gespreid, maar ze worden tevens efficiënt benut aangezien meerdere deelgenoten ervan gebruik kunnen maken. Hoe zit dat dan precies “btw-technisch”? Leveren die samenwerkingsverbanden diensten aan de deelnemende artsen waar btw op verschuldigd is? Dat zou nieuw zijn. Vandaag wordt in de praktijk nooit btw aangerekend aan de deelnemende artsen op de kosten die men “doorrekent”. Het aandeel in de kosten wordt gewoon afgetrokken van de inkomsten die iedere arts persoonlijk genereert. De kostenassociatie zelf rekent geen btw aan op die kosten, wat overeenkomstig de oude btw-regeling ook niet vereist was. Het nieuwe artikel 44, § 2bis van het Btw-Wetboek voert nu een nieuwe regeling in (voor meer info, zie Circulaire AAFisc Nr. 31/2016 d.d. 12 december 2016). De oude regeling lijkt  immers in strijd te zijn met de Europese regelgeving.

Wat verandert er?

Wat verandert er? Ten gronde eigenlijk niet zo veel… als je snel reageert. Een kostenassociatie moet in principe nog steeds geen btw aanrekenen. Maar nu komen er een heel aantal (nieuwe) belangrijke administratieve verplichtingen om vrijgesteld te kunnen blijven, en let wel: wanneer die niet nageleefd worden is de sanctie zwaar. Op de kosten zal dan immers toch btw verschuldigd zijn. De btw-administratie kan die btw nadien in één keer opvragen en kan een boete opleggen. Ik zet kort één en ander op een rij.

Alle kostenassociaties kunnen als zelfstandige groeperingen aanzien worden. 

Wanneer personen geregeld een activiteit uitoefenen die vrijgesteld is van btw (zoals artsen, met uitzondering dan van artsen die esthetische prestaties verrichten) in een gemeenschappelijke structuur samenwerken om bedrijfsmiddelen en infrastructuur ter beschikking te stellen aan de deelgenoten, dan wordt dat door de btw-administratie beschouwd als een “zelfstandige groepering”. Zo’n zelfstandige groepering wordt nog vaak een “kostendelende vereniging” genoemd, hoewel die term niet voorkomt in de btw-reglementering. Alle kostenassociaties kunnen dus als zelfstandige groeperingen aanzien worden. Dat geldt overigens niet enkel voor de kostenassociaties geformaliseerd in een overeenkomst tussen de deelgenoten. In tegenstelling tot wat soms beweerd wordt, kunnen ook vennootschappen mét rechtspersoonlijkheid (vb. BVBA, CVBA) als zelfstandige groepering gekwalificeerd worden door de btw-administratie. Al de doorrekeningen binnen deze samenwerkingsvormen blijven vrijgesteld van btw wanneer aan bepaalde administratieve voorwaarden voldaan is.

Voorwaarden

Aan welke voorwaarden moet voldaan worden? De nieuwe voorwaarden gelden zowel voor de zelfstandige groeperingen die de vorm aannemen van een vereniging met rechtspersoonlijkheid, als voor deze zonder rechtspersoonlijkheid, vastgelegd bij (kostenassociatie)overeenkomst. Bij aanvang van de activiteiten moet aangifte gedaan worden bij het bevoegde btw-kantoor. Er moet een lijst worden meegedeeld van de leden van de groepering en van de aard van hun activiteit. Wanneer een deelgenoot toetreedt of vertrekt, moet dat binnen de maand gemeld worden. Ook moet de stopzetting van de activiteiten van de groepering meegedeeld worden. Eén keer per jaar moeten de deelgenoten een gedetailleerde afrekening ontvangen en de leveranciers moeten ten slotte rechtstreeks factureren aan de zelfstandige groepering en niet aan de afzonderlijke deelgenoten.

Wanneer het samenwerkingsverband zonder rechtspersoonlijkheid actief is, dan gelden er daarenboven nog belangrijke bijkomende voorwaarden. Zo moet de overeenkomst uitdrukkelijk vermelden welke deelgenoot instaat voor de naleving van de btw-verplichtingen en als beheerder van de associatie optreedt. Een kopie van de overeenkomst moet aan de btw-administratie overhandigd worden. Er moet ook een eigen boekhouding van de associatie gevoerd worden die de btw-administratie toelaat om de naleving van de vrijstellingsvoorwaarden te controleren. Er zal een adres opgegeven moeten worden als zetel van de associatie. De associatie moet tenslotte onder een eigen naam optreden, dat is de naam waarop de leveranciers moeten facturen. De bestaande kostensamenwerkingen hebben nog tijd tot uiterlijk 31 januari 2017 om alle formaliteiten te vervullen.

Btw-technisch

Wat wil dat nu precies “btw-technisch” zeggen? Een kostenassociatie die aan de voorwaarden voldoet geniet een btw-vrijstelling. Op het aandeel in de kosten van het echotoestel dat aan iedere deelgenoot doorgerekend wordt, moet geen btw aangerekend worden. De kostenassociatie zelf heeft geen recht op aftrek van de btw die bij de aankoop van het toestel betaald werd.

Het wordt wat ingewikkelder wanneer het echotoestel tegen vergoeding ook aan een niet-deelgenoot van de samenwerking ter beschikking wordt gesteld. Op deze vergoeding moet de kostenassociatie wel 21 % btw aanrekenen en afdragen aan de btw administratie. De associatie zelf wordt dan beschouwd als een gemengd btw-belastingplichtige en kan een gedeelte van de eigen betaalde btw recupereren of in mindering brengen van het bedrag dat aan de administratie afgestaan moet worden (in verhouding tot de omvang van de diensten waarop btw aangerekend wordt).

Wanneer de associatie niet aan de voorwaarden voor vrijstelling voldoet, kan dat pas het daaropvolgende jaar geregulariseerd worden. De associatie geldt dan als btw-belastingplichtige en zal 21% btw moeten aanrekenen op het aandeel in de kosten dat aan iedere deelgenoot doorgerekend wordt. De associatie kan dan de eigen betaalde btw recupereren of in mindering brengen. De uiteindelijke kostprijs voor de deelgenoten verhoogt uiteraard wel met 21%. Als arts is men immers niet btw-plichtig. De deelgenoten kunnen de btw derhalve niet recupereren.

Niet voor maatschappen

Niet voor maatschappen. Niet alle artsenassociaties vallen onder het toepassingsgebied van de btw-regeling. Daar hoor en lees je de laatste dagen nogal wat misverstanden over. De btw-plicht geldt niet voor maatschappen. We spreken van een maatschap van zodra niet enkel de kosten, maar ook de inkomsten van de artsen-deelgenoten gepoold en verdeeld worden tussen de deelgenoten. De artsen brengen dan hun “nijverheid” in en krijgen hun deel in de winst van die maatschap na aftrek van de kosten. Een maatschap is een vennootschap zonder rechtspersoonlijkheid. Door het ontbreken van de rechtspersoonlijkheid, wordt deze vennootschap als fiscaal “transparant” aanzien: de opbrengsten worden na verrekening van de kosten verdeeld tussen de artsen/deelgenoten en zijn belastbaar in hoofde van de artsen/deelgenoten. Op de aan de bron verrekende kosten moet geen btw gerekend worden. De maatschap is dus geen “zelfstandige groepering” omdat de hoofdbetrachting bestaat uit het verdelen van de winst, die voortkomt uit de activiteiten van de artsen/deelgenoten en niet uit het gemeenschappelijk maken van kosten voor de artsen/deelgenoten. Voor die eerste categorie van maatschappen geldt de nieuwe btw regeling niet. Voor hen blijft alles bij het oude.

Samengevat. U moet goed opletten wanneer u deel uitmaakt van een zuivere kostenassociatie. Zie erop toe dat de btw-formaliteiten vóór 31 januari 2017 voldaan zijn. Anders moet u btw aanrekenen op de doorgerekende kosten. Draag er ook zorg voor dat uw associatieovereenkomst aangepast is aan de nieuwe reglementering en dat een kopie van de overeenkomst meegedeeld wordt aan de btw-administratie.

Meeste Raf Van Goethem, advocaat-vennoot bij Dewallens & partners