De Orde schept klaarheid in de mogelijke verwarring over het bewaren en doorgeven van dossiers van een huisarts bij stopzetting van zijn/haar praktijk bij pensionering.
- Bewaren en bewaartermijn: 20 of 30 jaar?
Er bestaat geen algemene wettelijke bepaling die de bewaartermijn van "een" medisch dossier vastlegt. De burgerrechtelijke verjaringstermijn voor aansprakelijkheid bedraagt maximaal 20 jaar vanaf de dag volgend op die waarop de schade is veroorzaakt. Deze 20-jarige aansprakelijkheid gaat over op de erfgenamen bij overlijden van de arts.
De Code bepaalt dat patiëntendossiers gedurende dertig jaar na het laatste contact met de patiënt dienen bewaard te worden (art. 24 van de nieuwe Code).
Een arts die zijn praktijk stopzet is dus voor 30 jaar na het laatste contact met de patiënt verantwoordelijk voor de bewaring van zijn patiëntendossiers en het bezorgen van alle nuttige info voor de zorgcontinuïteit.
- Doorgeven
Om praktische redenen (o.m. eigen gezondheid, overlijden, verhuis, technische moeilijkheden) is het voor een arts niet altijd mogelijk zelf voor de bewaring van de dossiers in te staan. Dan kunnen deze dossiers in bewaring gegeven worden bij een collega.
Deze collega neemt dan tevens alle taken over in het kader van art 9 van de patiëntenrechtenwet (veilige bewaring, beantwoorden aan het recht op inzage en recht op afschrift). Hij doet dit met respect voor het beroepsgeheim en de regelgeving rond de bescherming van gegevens (GDPR). Dan is het logisch om aan de door de patiënt aangewezen arts het volledige patiëntendossier over te maken.
In een associatie, groepspraktijk of wijkgezondheidscentrum zal deze bewaring doorgaans automatisch verder gezet worden.
Een solo-arts (of zijn naast- of nabestaanden) kan eerst zelf proberen een collega te vinden die bereid is deze dossiers te bewaren. Vindt hij die niet, dan wendt hij zich tot de huisartsenkring en/of zijn provinciale raad, die mee naar een oplossing zoeken. Mogelijke oplossingen zijn o.m. dat de huisartsenkring zelf, onder de verantwoordelijkheid van zijn voorzitter, voor de bewaring instaat of dat de kring toch een collega bereid vindt deze taak op te nemen. In laatste instantie moet de provinciale raad een oplossing vinden.
Bovendien heeft het patiëntendossier ook een functie als ‘bewijselement', zowel i deontologisch als voor burgerlijke aansprakelijkheid. Dus moet er een toegang tot de dossiers mogelijk blijven voor de arts of, desgevallend, voor zijn naast- of nabestaanden.
- Papieren versus elektronische dossiers
Voor papieren dossiers kan voldoende opslagruimte een praktisch probleem betekenen.
Voor elektronische dossiers moeten de erkende software pakketten de mogelijkheid voorzien opdat, bij stopzetting van een praktijk, een volledig bestand met patiëntendossiers in bewaring kan gegeven worden aan een andere arts.
