In een omstandige tekst die het uitzicht heeft van een handleiding geeft de Orde advies over het verloop van een medische audit, georganiseerd door de hoofdarts van een ziekenhuis.

De audit staat in het teken van de veiligheid van de patiënten. Sedert 18 augustus 2014 kan de hoofdarts een gerichte medische audit organiseren wanneer hij meent dat de goede werking inzake het risicobeheer en de veiligheid van de patiënt binnen het medische departement in het gedrang komt. Dat om de oorzaken van disfunctionerend gedrag bloot te leggen en eventueel actiepunten voor een oplossing voor te stellen, steeds in het belang van de patiënt.

Een audit is een zware beslissing, dus is eerst overleg nodig met de arts-diensthoofd. Voorts adviseert de nationale raad dat de hoofdarts in dit stadium een gesprek voert met de arts die betrokken is bij het functioneringsprobleem. Tot slot  brengt hij  de medische raad en de algemeen directeur op de hoogte van zijn plannen en van de elementen die er de aanleiding toe geven. Maar de beslissing tot de audit zelf is een zaak van de hoofdarts alleen. De organisatie en de conclusies ervan zijn dan weer het resultaat van overleg tussen de hoofdarts en de arts-diensthoofd.

Het verloop van de audit en de resultaten ervan worden meegedeeld aan de betrokken arts, de beheerder en de medische raad.

Kenmerken: transparantie, strikte procedure vastgelegd in het reglement inzake de organisatie en de coördinatie van de medische activiteit van het ziekenhuis, medewerking van alle betrokkenen.

Noodzakelijke punten:

De elementen die een dergelijk probleem aan het licht brengen kunnen zowel door een gezondheidswerker als een niet-gezondheidswerker gesignaleerd worden.

Als deze elementen opduiken in het kader van een bemiddelingsprocedure in toepassing van de patiëntenrechtenwet, brengt de bemiddelaar de patiënt ervan op de hoogte dat hij de feiten ook kan melden aan de hoofdarts. Zie hiervoor ook het advies van de nationale raad van 6 februari 2010, met als titel “Relatie hoofdarts/ombudsfunctie”, Tijdschrift van de nationale raad nr. 129. 

Gezondheidsgegevens

Het is niet uitgesloten dat de patiënt zelf zich met zijn klacht zou richten tot de hoofdarts. De patiënt kan immers rechtstreeks contact opnemen met de hoofdarts, ofwel kan de ombudspersoon, tot wie de patiënt zich eerst richtte en daarbij om tussenkomst van de hoofdarts verzocht, de patiënt meedelen dat de patiënt zelf de hoofdarts dient te contacteren. Ook de wet ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer moet worden geëerbiedigd voor de verwerking van gezondheidsgegevens. Van belang daarbij:

• wanneer artikel 6/1 van het koninklijk besluit van 15 december 1987 de verwerking van de gegevens noodzakelijk maakt;
• wanneer de verwerking noodzakelijk is voor het voorkomen van een concreet gevaar;
• wanneer de patiënt zijn toestemming heeft gegeven voor de verwerking.

De hoofdarts beoordeelt of hij te maken heeft met een functioneringsprobleem inzake het risicobeheer en de veiligheid van de patiënt. Het overleg met de arts-diensthoofd helpt hem in zijn beoordeling. Hij kan ook andere meningen vragen en een gesprek voeren met de betrokken arts teneinde te beslissen een gerichte audit te organiseren. Meent hij  dat er een functioneringsprobleem bestaat, dan beschrijft hij dit in een document en geeft hij dit document door aan de medische raad en aan de algemeen directeur.

Slaat het functioneringsprobleem op de arts-diensthoofd zelf, dan moet de medische raad – op voordracht van de hoofdarts – een ervaren arts van het ziekenhuis aanduiden om de rol te vervullen die aan de arts-diensthoofd toegewezen werd.

De organisatie van de audit valt onder de bevoegdheid van de hoofdarts

De organisatie van de audit valt onder de bevoegdheid van de hoofdarts. Voor de uitvoering  kan hij zich laten bijstaan door één of meerdere personen die hij gekwalificeerd acht, rekening houdend met hun ervaring, hun objectiviteit of het vertrouwen dat ze inboezemen. Ze kunnen extern zijn aan de instelling.

De verwerking en verzameling van gezondheidsgegevens is aan specifieke vereisten gebonden. De betrokken ziekenhuisarts is wettelijk verplicht mee te werken aan de audit. Na afloop van de audit stelt de hoofdarts, in overleg met de arts-diensthoofd, een schriftelijk verslag op van het verloop ervan, met weer specifieke vereisten.

De resultaten van de gerichte medische audit worden doorgegeven aan de medische raad. Enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdrachten van de medische raad worden doorgegeven. De hoofdarts geeft een mondelinge uitleg aan de beheerder en overhandigt hem het schriftelijk verslag van het verloop waarin de persoonsgegevens over de patiënten anoniem gemaakt zijn.

Dat alles moet tenslotte leiden tot een implementatieplan met actiepunten.