Vanaf 1 juli 2024 veranderen de regels voor deelname aan medische congressen, evenementen en beurzen. Mdeon, het ethisch platform voor de medische sector, publiceerde onlangs nieuwe sponsorrichtlijnen voor het uitnodigen van deelnemers aan een wetenschappelijk congres. Een van de belangrijkste veranderingen is een duidelijk onderscheid tussen deelnemers en consultants.

Een deelnemer wordt gedefinieerd als een zorgprofessional die een wetenschappelijke bijeenkomst bijwoont met als doel kennis op te doen. Deze professionals komen om te leren en hun kennis te verrijken zonder een actieve bijdrage te leveren in de vorm van specifieke diensten of voordelen.

Een consultant daarentegen is een beroepsbeoefenaar uit de gezondheidszorg die tijdens de bijeenkomst wetenschappelijke diensten levert in opdracht van de organisator of een farmaceutisch bedrijf of bedrijf in medische hulpmiddelen. Deze diensten omvatten bijvoorbeeld rollen als spreker, onderzoeker of expert. Het is belangrijk om op te merken dat het presenteren van een poster of het geven van feedback na een conferentie geen status als consultant geeft. Consultants ontvangen over het algemeen een honorarium voor hun diensten.

Regels voor sponsoring

De nieuwe sponsorregels maken een duidelijk onderscheid tussen maaltijden die worden aangeboden aan deelnemers en consultants. Deelnemers mogen geen maaltijd aangeboden krijgen de dag voor een wetenschappelijke bijeenkomst, tenzij er die dag een wetenschappelijk programma gepland staat. Een diner kan nog wel worden aangeboden met een maximumprijs van €23 per volledig uur met wetenschappelijke inhoud.

Consultants kunnen de dag voor de bijeenkomst een maaltijd aangeboden krijgen als dat contractueel bepaald is. De referentie van het betreffende contractartikel moet worden vermeld in de visumaanvraag en het contract moet worden bijgevoegd. De maximumprijzen van de maaltijden moeten worden gerespecteerd, tenzij er een gegronde reden is voor een duurdere maaltijd. Deze reden moet duidelijk worden vermeld in de visumaanvraag en de prijs moet in het contract worden gespecificeerd.

Voor accommodatie is de maximumprijs per nacht €250 (inclusief ontbijt en belastingen). Voor bepaalde landen worden uitzonderingen gemaakt.

Deze nieuwe richtlijnen zijn bedoeld om de rollen en verantwoordelijkheden van beroepsbeoefenaars uit de gezondheidssector tijdens wetenschappelijke bijeenkomsten te verduidelijken en tegelijkertijd de transparantie en ethiek in sponsorpraktijken te versterken.

> Hier vindt u meer info over de nieuwe regels

> Over dit onderwerp: FAQ's

> VBS nieuwe voorzitter van Mdeon